Persoonlijk communiceren met ouders: zo bespaar je tijd met ‘Afdruk samenvoegen’
De wekelijkse update van de klas, de paklijst voor het naderende schoolkamp of een uitnodiging voor de tienminutengesprekken. Als leerkracht stuur je wekelijks heel wat e-mails naar ouders en verzorgers.
Vaak begint zo’n moment met één e-mail. Je wilt dat iedere ouder zich persoonlijk aangesproken voelt, zonder dat je dertig losse e-mails hoeft te typen. In de nieuwe Outlook helpt de functie Afdruk samenvoegen daarbij. Je schrijft één bericht en koppelt dit aan een Excel-lijst, terwijl Outlook voor iedere ouder automatisch een afzonderlijke, gepersonaliseerde e-mail verstuurt.
(Let op: deze functie is alleen beschikbaar in de nieuwe Outlook.)
Waarom steeds meer scholen de BCC-regel loslaten
Veel leerkrachten gebruiken nog steeds de BCC-regel voor het mailen naar grote groepen. Dat lijkt een snelle en prima manier om een bericht naar meerdere ontvangers te sturen.
Toch zitten hier nadelen aan. Voor de ontvanger is het vaak duidelijk dat het om een onpersoonlijke groepsmail gaat. Wat nog zwaarder weegt: een foutje is snel gemaakt. Als de adressen per ongeluk in het ‘Aan’- of ‘CC’-veld belanden, liggen alle e-mailadressen van ouders op straat. Dit levert direct een serieus privacyrisico (datalek) op in het kader van de AVG.
Met Afdruk samenvoegen werkt dat anders. Outlook verstuurt automatisch een afzonderlijke e-mail naar iedere ontvanger, waardoor e-mailadressen niet zichtbaar zijn voor andere ouders. In het veld ‘Aan’ ziet elke ouder uitsluitend zijn of haar eigen e-mailadres. Daardoor oogt de e-mail alsof deze speciaal voor die ouder is geschreven, terwijl jij de tekst maar één keer hoeft op te stellen en geen adressen meer hoeft in te kloppen.
Voor leerkrachten en schooladministraties levert dat meerdere voordelen op:
- Tijdbesparing: Koppel eenvoudig een Excel-lijst. Je schrijft de e-mail één keer; Outlook verzorgt de rest. Dat bespaart tijd en voorkomt veel handmatig werk.
- Volledig AVG-proof: E-mailadressen blijven gegarandeerd afgeschermd van andere ouders.
- Persoonlijke communicatie: Iedere verzorger ontvangt een ‘eigen’ e-mail.
- Rust in de mailbox: Reacties en vragen van ouders komen overzichtelijk en rechtstreeks bij jou terecht.
Zo gebruik je Afdruk samenvoegen (met Excel!)
- Stap 1: Zorg dat je een Excel-bestand bij de hand hebt met daarin de e-mailadressen van de ouders (bijvoorbeeld een export uit jullie Leerlingvolgsysteem).
- Stap 2: Open de nieuwe Outlook, klik linksboven op Nieuw e-mailbericht en schrijf je bericht.
- Stap 3: Klik in het menu op Afdruk samenvoegen starten (of gebruik het pijltje naast ‘Verzenden’).
- Stap 4: In plaats van handmatig adressen te typen in het ‘Aan’-veld, kies je nu voor de optie om jouw Excel-lijst te uploaden of te koppelen als bronbestand.
- Stap 5: Klik op Afdruk samenvoegen verzenden.
- Stap 6: Controleer de melding en klik op Verzenden.
Outlook verstuurt nu moeiteloos voor iedere ouder een afzonderlijke e-mail.
Tip van Veldwerk: Verstuur altijd eerst even een testmail naar jezelf of een directe collega. Zo zie je precies hoe de e-mail wordt ontvangen voordat je deze naar de hele oudergroep verstuurt.
Digitale rust in de schoolorganisatie
Vaak zijn het juist deze kleine functies die het dagelijkse werk in het onderwijs net iets makkelijker maken. Je hoeft minder handmatig te doen, voorkomt menselijke fouten en zorgt voor een professionele en veilige uitstraling richting ouders.
Dat past precies bij hoe wij naar technologie in het onderwijs kijken. De beste IT-oplossingen staan niet op de voorgrond, maar ondersteunen het onderwijsproces geruisloos op de achtergrond. Zo houd jij de focus op wat écht belangrijk is: het lesgeven.
Kleine functies zoals Afdruk samenvoegen lijken misschien onbelangrijk, maar juist dit soort hulpmiddelen besparen iedere week tijd en voorkomen fouten. Technologie hoeft niet ingewikkeld te zijn om verschil te maken. Soms zit de grootste winst in een functie die je al tot je beschikking hebt. Heb je vragen over Microsoft 365 of wil je meer praktische tips? Neem gerust contact op met jouw vaste contactpersoon.
Veldwerk – Trusted ICT Partner
Ander nieuws
VO de Vechstreek, Rientjes Mavo in Maarssen en het Broklede in Breukelen, hebben een verouderde infrastructuur en deze moet vervangen worden.
Zijderlaan heeft haar logistieke dienstverlening de afgelopen jaren steeds verder weten te professionaliseren.
Van 22 januari tot en met 26 januari vond de Nationale Onderwijs Tentoonstelling (NOT) plaats.
Onlangs heeft Veldwerk de aanbesteding gewonnen bij Dominicus College Nijmegen.
Met gepaste trots kondigen wij aan dat er voor de toekomst van Veldwerk en al onze stakeholders opnieuw een grote stap voorwaarts is gezet.
Ransomware vormt een steeds grotere uitdaging voor scholen. Lees wat ransomware is, welke impact een aanval kan hebben en hoe je met de juiste maatregelen werkt aan een digitaal weerbare school.
Hoe moderniseer je een IT-omgeving zonder dat de dagelijkse operatie stilvalt? In deze klantcase lees je hoe Van Duuren Transport samen met Veldwerk MKB de IT-infrastructuur vernieuwde, de continuïteit waarborgde en een toekomstbestendig fundament legde voor verdere digitalisering.
Ontdek hoe Cuppen Logistiek haar IT-infrastructuur toekomstbestendig maakte. In deze klantcase lees je hoe een nieuw netwerk zorgde voor meer stabiliteit, continuïteit en betrouwbaarheid in een logistieke omgeving waar elke seconde telt.
Lees hoe het Calvijn College zijn IT-infrastructuur vernieuwde met het onderwijs als uitgangspunt. Door de IT-basis gefaseerd te moderniseren ontstond een stabiele, veilige en toekomstbestendige omgeving waarin lessen en digitale toetsen betrouwbaar kunnen doorgaan.
Op 11 januari 2027 stopt Microsoft met de ondersteuning van Windows Server 2016. In deze blog lees je welke risico’s dat met zich meebrengt, waarom afwachten geen goed idee is en welke mogelijkheden je hebt om jouw IT-omgeving toekomstbestendig te maken.
Digitalisering en AI bieden veel kansen voor transportbedrijven. Tegelijkertijd neemt de afhankelijkheid van systemen, data en digitale processen toe. In deze blog lees je waarom digitale weerbaarheid steeds belangrijker wordt en hoe je tijdens ons event praktische inzichten krijgt rondom cybersecurity, data-uitwisseling, stuurinformatie en AI.
AI speelt een steeds grotere rol binnen het onderwijs. In deze blog lees je hoe Microsoft Copilot scholen helpt om meer overzicht te creëren binnen dagelijkse processen zoals e-mailverkeer, documentatie en online overleggen. Praktisch toepasbaar, veilig ingericht en afgestemd op de dagelijkse realiteit binnen het onderwijs.
Binnen het onderwijs wordt dagelijks gewerkt met gevoelige informatie. Hoewel technische beveiliging vaak goed geregeld is, ontstaan risico’s juist in dagelijkse handelingen. In deze blog lees je waarom bewust digitaal gedrag een belangrijk onderdeel is van digitale veiligheid binnen scholen.
Werkdagen zitten vaak vol met e-mails, overleggen en losse taken die continue om aandacht vragen. In deze blog lees je hoe Copilot organisaties helpt om slimmer te werken binnen tools zoals Outlook, Teams, Word, Excel en Powerpoint. Praktisch, herkenbaar en gericht op meer overzicht in de dagelijkse praktijk.
Microsoft stopt in 2027 met de ondersteuning van Windows Server 2016. Voor scholen brengt dit risico’s mee op het gebied van beveiliging, continuïteit en compatibiliteit. In deze blog lees je wat de impact is en welke stappen helpen om de IT-omgeving toekomstbestendig te houden.
Veel organisaties investeren in digitale beveiliging, maar missen zicht op waar het echt misgaat. In deze blog lees je waarom gedrag vaak het grootste risico vormt en hoe je daar grip op krijgt.
De eerder voorgeschreven manier om deze Teams aan te maken met de nodige extra / educatieve functionaliteit, wordt niet meer ondersteund.
Voor Cadran was de verhuizing naar een nieuw kantoor hét moment om hun vergaderfaciliteiten naar een hoger niveau te tillen.
De scholen zijn weer begonnen. Hier zijn 6 handige ICT zaken die je niet moet vergeten voor een goede schoolstart.
Mobieltjes in de klas. Het mag niet meer. Maar hoe zit het met de digitale vaardigheden van leerlingen?
Op 12 april werd een leermaterialenleverancier gehackt. De impact varieerde sterk per school.Wat was het verschil?
Wij geloven in duurzame relaties. Samen met deze Partners staan wij garant voor producten en dienstverlening van het hoogste niveau.
Laatst werden bedrijfsgeheimen gevonden op doorverkochte routers. Weet jij zeker dat jouw IT-partner verouderde hardware veilig afvoert?
DWE-ICT en Veltwerk kondigen met trots hun fusie aan. Samen worden ze een van de meest gespecialiseerde dienstverleners in Nederland, voor ICT in het onderwijs.
Met trots mogen wij mededelen dat per 1 oktober jl. ICT-dienstverlener ArchiLogiQ uit Nijkerk bij Veldwerk is aangesloten! Wij kijken erg uit naar deze samenwerking.
Doe mee met de gratis hands-on Test Flight van Extreme Networks!
Hard Rock Hotel Amsterdam American verbetert verblijf gasten met Wi-Fi 6 van Extreme
Cloudoplossing voor het MBO biedt koppeling tussen het ECK iD en de educatieve contentketen
Voeg heel makkelijk je bestanden vanuit Teams toe aan je mail. Hoe je dat doet? Check de video.
Ken je dat? Je krijgt een bestand gemaild en wilt dat opslaan in je Teams. Vanaf nu kun je dat direct doen, zonder het eerst te moeten downloaden. Wij leggen je uit hoe dat moet!
Hewlett Packard Enterprise (HPE) helpt klanten technologie te gebruiken om tijd te besparen die nodig is om ideeën in waarde te veranderen. Op hun beurt transformeren ze industrieën, markten en levens
P5COM helpt organisaties om beter te presteren met meetbare resultaten. Daarvoor is intensief contact met opdrachtgevers onontbeerlijk
In de basis is OneNote een digitaal kladblok. Maar dan met slimme extraatjes, en nog gratis ook!
Werk sneller, werk overal, én werk zelfverzekerd met Microsoft Teams!
Kun je het nog herinneren? Een grote cyberaanval op de universiteit van Maastricht in december!
Veldwerk heeft van partner Extreme Networks de Gold status gekregen.
In ons privéleven is het gebruik van online diensten al niet meer weg te denken. Ook op zakelijk gebied brengt werken in de cloud véél voordelen met zich mee.
Vertrouwen en veiligheid zouden de basis moeten vormen in de digitale werkomgeving van leerlingen.
Teams is een geïntegreerde Office 365 oplossing, wat betekent dat je kunt werken met alle vertrouwde Office-programma’s als Word, Excel en PowerPoint.
Wil jij ook eenvoudig je zakelijke contacten onderhouden, je verkoopproces beheren en projecten managen in één systeem? En alles uit je Office365 pakket halen?
Ploeger Logistics is een familiebedrijf en biedt logistiek en transport voor haar klanten op contractbasis, zowel nationaal als internationaal.
VO de Vechstreek, Rientjes Mavo in Maarssen en het Broklede in Breukelen, hebben een verouderde infrastructuur en deze moet vervangen worden.
Zijderlaan heeft haar logistieke dienstverlening de afgelopen jaren steeds verder weten te professionaliseren.
Van 22 januari tot en met 26 januari vond de Nationale Onderwijs Tentoonstelling (NOT) plaats.
Onlangs heeft Veldwerk de aanbesteding gewonnen bij Dominicus College Nijmegen.
Met gepaste trots kondigen wij aan dat er voor de toekomst van Veldwerk en al onze stakeholders opnieuw een grote stap voorwaarts is gezet.
Ransomware vormt een steeds grotere uitdaging voor scholen. Lees wat ransomware is, welke impact een aanval kan hebben en hoe je met de juiste maatregelen werkt aan een digitaal weerbare school.
Hoe moderniseer je een IT-omgeving zonder dat de dagelijkse operatie stilvalt? In deze klantcase lees je hoe Van Duuren Transport samen met Veldwerk MKB de IT-infrastructuur vernieuwde, de continuïteit waarborgde en een toekomstbestendig fundament legde voor verdere digitalisering.
Ontdek hoe Cuppen Logistiek haar IT-infrastructuur toekomstbestendig maakte. In deze klantcase lees je hoe een nieuw netwerk zorgde voor meer stabiliteit, continuïteit en betrouwbaarheid in een logistieke omgeving waar elke seconde telt.
Lees hoe het Calvijn College zijn IT-infrastructuur vernieuwde met het onderwijs als uitgangspunt. Door de IT-basis gefaseerd te moderniseren ontstond een stabiele, veilige en toekomstbestendige omgeving waarin lessen en digitale toetsen betrouwbaar kunnen doorgaan.
Op 11 januari 2027 stopt Microsoft met de ondersteuning van Windows Server 2016. In deze blog lees je welke risico’s dat met zich meebrengt, waarom afwachten geen goed idee is en welke mogelijkheden je hebt om jouw IT-omgeving toekomstbestendig te maken.