Tien minuten per dag valt niemand op

img[data-role="placeholder-img"] { display: none; }

Elke ochtend hetzelfde ritueel. Je zet je laptop aan, haalt koffie en als je terugkomt, is hij nog steeds bezig. Daarna vraagt Outlook opnieuw om je wachtwoord en valt de wifi even weg in de vergaderruimte. Je moppert kort en gaat weer verder, net als je collega’s. Niemand maakt er een melding van, want voor die paar minuten ga je de servicedesk toch niet bellen.

Toch telt het op. De grote storing van vorig jaar kan iedereen zich nog herinneren, want die kreeg meteen alle aandacht en werd zo snel mogelijk opgelost. De minuten die je medewerkers iedere dag verliezen, ziet niemand.

Reken het eens uit

Stel dat iedere medewerker dagelijks tien minuten kwijt is aan traag opstartende systemen, een wegvallende wifiverbinding of een printer die niet meewerkt.

Bij dertig medewerkers loopt dat op tot vijf uur per dag en 25 uur per week. Dat is ruim drie werkdagen, elke week opnieuw. In die tijd hadden je mensen ook klanten kunnen helpen of projecten kunnen afronden.

Die uren staan op geen enkele factuur en daarom blijven ze zo lang onder de radar.

Herken je deze signalen?

Kleine ICT-problemen worden al snel onderdeel van de werkdag. Medewerkers vinden een omweg, wachten even of vragen een collega om hulp. Daardoor blijft een probleem vaak langer bestaan dan nodig is.

Collega’s melden bepaalde problemen niet meer, omdat ze eraan gewend zijn geraakt.
Er is één vaste collega bij wie iedereen aanklopt als iets niet werkt, en die komt daardoor regelmatig niet aan zijn eigen werk toe.
Nieuwe medewerkers kunnen op hun eerste werkdag nog niet aan de slag, omdat hun laptop of toegangsrechten ontbreken.
Dezelfde storing komt iedere paar weken terug.
Bij een probleem is onduidelijk wie verantwoordelijk is, en verwijzen leveranciers naar elkaar.

Komt dit je bekend voor? Dan kost ICT je waarschijnlijk meer tijd dan je denkt.

Waarom kleine problemen blijven terugkomen

Je merkt een ICT-probleem vaak op een andere plek dan waar het ontstaat. Een medewerker denkt dat zijn laptop traag is, terwijl de vertraging uit een instabiele netwerkverbinding komt. Of twee applicaties werken slecht samen, waardoor iedereen regelmatig zit te wachten.

Zijn verschillende partijen verantwoordelijk voor werkplekken, netwerk en servers, dan is de oorzaak lastiger te vinden. Iedere leverancier kijkt naar zijn eigen onderdeel, terwijl het probleem juist tussen die onderdelen zit.

Ook je bedrijf zelf verandert. Een netwerk dat jarenlang prima werkte voor vijftien medewerkers, krijgt het zwaarder bij dertig. Er komen nieuwe applicaties bij, collega’s werken vaker thuis en de hoeveelheid data groeit. Daarom loont het om af en toe te kijken of alles nog bij elkaar past.

Waar begin je?

Je hoeft niet meteen grote investeringen te doen. Vaak helpt het al om een paar dingen op een rij te zetten.

Vraag medewerkers waar ze tegenaan lopen. Welke drie dingen zouden ze het liefst verbeterd zien? In een kwartier hoor je vaak meer dan uit welk rapport dan ook.
Onderzoek terugkerende storingen. Komt hetzelfde probleem steeds terug, kijk dan verder dan de tijdelijke oplossing. Vind je de oorzaak, dan lopen je mensen er niet telkens opnieuw tegenaan.
Maak verantwoordelijkheden duidelijk. Wie beheert de werkplekken, het netwerk en de bedrijfsapplicaties? En wie neemt de regie als een probleem meerdere onderdelen raakt? Met duidelijke afspraken pak je storingen sneller aan.
Houd rekening met drukke momenten. Denk aan de maandafsluiting, een drukke periode in het magazijn of de start van een nieuw seizoen. Plan onderhoud en grotere wijzigingen daar omheen.

Samen uitzoeken waar de tijd blijft

Bij Veldwerk kijken we naar de samenhang tussen werkplekken, netwerk en systemen. We helpen je om terugkerende problemen te herkennen, de oorzaak te vinden en te bepalen waar verbeteringen het meeste opleveren.

Benieuwd waar jouw medewerkers tijd verliezen? Neem contact met ons op, dan kijken we samen waar de grootste winst zit.

Veldwerk. Trusted ICT Partner.